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お知らせ

電子決裁・文書管理システムの導入に係る情報提供依頼について

大和高田市では、現在紙媒体により公文書の作成、押印決裁及び文書管理を行っておりますが、今後、文書管理業務の電子化により、事務の効率化、文書管理のさらなる適正化を図るとともに、職員のテレワーク等の分散勤務を実現するため、新たな電子決裁・文書管理システム(以下「システム」といいます。)の導入を検討しています。
本RFIは、システムに関する情報、提案及び資料を収集し、システムの計画及び機能要件を検討する参考情報として活用することを目的として実施するものであり、導入手法や予算規模、先進市での事例などについて、広く情報提供を依頼します。

※本依頼においてテレワークとは在宅型テレワークを指します。

本市の概要

(1)職員数
約1,500人(公営企業等含む)
(2)現行の文書管理方法
紙媒体による文書管理

情報提供依頼内容

以下の項目について、情報提供をお願いします。
(1)会社概要
パンフレット等で構いませんので、貴社の会社概要をご教示ください。
(2)製品名、動作環境
貴社が提案するシステムの製品名、動作環境(対応OS、ブラウザ等)を記述してください。
(3)文書データの保存形式、バックアップの方法等
貴社が提案するシステムでの文書データの保存形式や保存場所、バックアップの方法を記述してください。
また、その方法に対して必要となる保存容量の算出方法についても記述をお願いします。
(4)機能
貴社が提案するシステムの機能を記述してください。その際、特に次の各項目の内容を含めて記述してください。
ア 利便性の向上に関する機能
(ア)本市外部から送信された電子メール並びに庁内のイントラネットにおける庁内電子メール及び電子掲示板等他のシステムとの連携機能について、記述してください。
(イ)起案文書や収受文書の内容を決裁者がパソコンの画面上で確認する作業の負担が軽減されるような機能について、記述してください。
(ウ)公印押印簿や簡易な回覧文書など、現在の文書管理システムにおいて個別の起案文書や収受文書としていない文書における電子決裁機能の利用方法について、記述してください。
イ 新システムへの導入を円滑にする機能
新システムを導入するに当たり、現在の文書管理体制が大幅に変わり文書事務に混乱を来たすことを危惧しています。導入までのロードマップ等があればご教示ください
ウ 人工知能やRPAを活用した機能
人工知能やRPAを活用して業務の効率化や負担軽減を図ることができる機能があれば、記述してください。
(5)運用・保守
貴社が提案するシステムの運用・保守について、業務内容、体制と役割分担などを記述してください。
また、導入後の運用保障期間や新しいバージョンへの更新が必要となる頻度についても、記述をお願いします。
(6)提案システムの説明
貴社が提案するシステムについて、他社システムとの違いや、クラウドでの提供が可能か、その他特筆すべき点があれば記述してください。
(7)導入事例及び実績
他の地方公共団体への導入事例及び実績があれば記述してください。その際、特に次の各項目の内容を含めて記述してください。
ア 電子決裁システムの導入によって得られた業務の効率化や事務負担の軽減事例
イ 文書の電子化によって得られた業務の効率化や事務負担の軽減事例
(8)概算見積
貴社が提案するシステムを利用するに当たり必要となる以下に記載する費用の概算の見積額について記述してください。なお、クラウド及びオンプレミスの両方の場合の見積りをお願いします。
ア 導入費用
ハードウェア経費、パッケージシステム経費、その他ソフトウェア経費、工事費、システム構築経費、その他必要経費について、それぞれ分けて記載してください。
イ 運用費用
運用保守期間を5年間として、運用経費、その他必要経費について、それぞれ分けて記載してください。また、人事異動や組織改編に際し必要な設定及びデータの変更に伴うサポート費用についても積算に入れてください。
(9)スケジュール
令和4年度(2021年度)中にシステムを稼動するための設計、開発、職員研修等のスケジュール案について記述してください。
(10)サポート体制
ア 本市では、公文書管理についての全国的な動向などの情報の収集を文書担当の職員が行っていますが、時間や情報源の数が限られているため、有益な情報や機会を逃してしまうことが懸念されます。そのような情報提供や分類表作成、研修に対する支援等、システム導入後のサポート体制について記述してください。
イ システムの不具合や情報漏えい等のトラブルにより、迅速なシステムの復旧やログ解析等が必要になった場合のサポート体制について記述してください。

情報提供の方法、提出期限等

(1)情報提供の様式
特に定めません。ただし、見積書の電子データについては、Excelファイルで提出してください。
(2)提出の方法
原則として、紙媒体及び電子データでの提供をお願いします。また、併せて、事業者の名称、住所、担当部署、担当者氏名及び連絡先が分かる資料を提供してください。
紙媒体については郵送で2部、電子データについては電子メール又はCD若しくはDVDで提出してください。電子メールで提出される場合、件名は「【回答】電子決裁機能を有する文書管理システムに関する情報提供依頼(貴社名)」としてください。
※新型コロナウイルス感染症の感染予防を踏まえて、直接の面談による説明などは原則実施しません。ただし、いただきました内容について、本市から電話及びメールにて問い合わせを行う場合があります。
(3)提出期限
令和3年8月31日(火)午後5時30分まで
(4)提出先及び問合せ先
〒635-8511 奈良県大和高田市大中98番地4
大和高田市総務部法務課
電話:0745-22-1101
電子メール:houmu@city.yamatotakada.nara.jp

情報提供依頼についての質問

(1)情報提供依頼内容に関して質問がある場合は、令和3年8月13日(金)午後5時15分までに質問書(様式は特に定めません。)を提出してください。
質問は電子メールのみとします。本市総務部法務課に送付してください。
(2)電子メールの件名は「【質問】電子決裁機能を有する文書管理システムに関する情報提供依頼(貴社名)」としてください。

その他

(1)提出資料は返却しません。また、本市内で複製し配布することを予定しています。
(2)提出資料は大和高田市情報公開条例に従って開示請求がなされる可能性があります。開示されてはならないノウハウ情報や内部管理情報等がある場合は、当該部分をご指定の上、開示されることに支障がある旨ご記載ください。
(3)今回の情報提供に要した費用は、貴社の負担になりますのでご了承ください。
(4)今回の資料を提供したことにより、実調達時において、優遇又は不利な取扱いを行うことはありません。
(5)提供いただいた内容を実調達時の仕様書や関連する内部会議資料に反映する場合があります。
(6)提供いただいた内容に関して、本RFI実施期間に関わらず質問させていただく場合があります。
(7)本情報提供依頼において知り得た内部情報は秘密とし、直接関係のない部署及び第三者に漏らしてはなりません。
(8)本情報提供依頼において本市から受領した各種資料は、本情報提供依頼終了後に安全かつ確実な方法で処分してください。
(9)場合によって、情報提供いただいたシステムのデモンストレーションを求めることがありますので、ご協力をお願いします。

〔法務課〕

2021年8月 2日お知らせ新着情報

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